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Foire aux questions (FAQ) des Services de l’approvisionnement de McGill
1. Questions générales sur l’approvisionnement
Quel est le rôle des Services de l’approvisionnement à McGill?
Les Services de l’approvisionnement gèrent les achats, les contrats, les relations avec les fournisseurs et les initiatives d’approvisionnement durable de McGill.
Qui peut utiliser les Services de l’approvisionnement de McGill?
Les membres du corps professoral et du personnel et les personnes autorisées qui participent à l’achat de biens et de services pour l’Université.
Où puis-je trouver les politiques sur l’approvisionnement de McGill?
Vous pouvez consulter la Politique d’approvisionnement responsable, la Norme sur les exemptions et les lignes directrices sur l’approvisionnement sur la page Politiques et règlements de l’Université McGill.
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2. Achats et MMP (51łÔąĎÍřMarketPlace)
Qu’est-ce que 51łÔąĎÍřMarketPlace?
51łÔąĎÍřMarketPlace (MMP) est une plateforme d’approvisionnement en ligne oĂą les membres du corps professoral et du personnel peuvent se procurer des biens et des services. Elle permet de simplifier le processus d’achat et assure le respect des politiques d’approvisionnement.
Comment puis-je accéder à MMP?
Connectez-vous Ă MMP en utilisant vos identifiants de 51łÔąĎÍř. Quiconque dispose d’identifiants 51łÔąĎÍřvalides peut accĂ©der Ă MMP Ă titre d’« acheteur ». En revanche, pour finaliser et soumettre une commande accompagnĂ©e d’un FOAPAL, l’utilisatrice ou l’utilisateur doit ĂŞtre parrainĂ© par un dĂ©tenteur de fonds de l’UniversitĂ© 51łÔąĎÍřresponsable des approbations et de la dĂ©lĂ©gation des pouvoirs d’approbation. Veuillez consulter ce lien avant de commencer.
Puis-je effectuer des achats auprès de fournisseurs qui ne sont pas répertoriés dans MMP?
Oui, sous certaines conditions. Si le fournisseur ne figure pas sur la liste du MMP, vous pouvez quand mĂŞme effectuer des achats en suivant le processus d’appel d’offres de 51łÔąĎÍřou en demandant une exception. Reportez-vous au Tableau dĂ©cisionnel d’approvisionnement au besoin.
Pourquoi ne puis-je créer qu’un seul type de reçu?
Lorsque vous confirmez la réception de biens ou de services, le système détermine le type de reçu que vous pouvez créer en fonction du code de compte que vous utilisez. Les codes de compte pour les services vous permettent de confirmer le coût des services reçus, tandis que ceux pour les biens permettent de confirmer les quantités reçues. Veillez à utiliser le bon code de compte afin de l’associer au type de reçu approprié.
Comment puis-je accuser réception des biens ou des services?
Nous mettons à votre disposition des ressources pour vous guider tout au long du processus. Consultez la page Reçu de biens et services sur notre site web, où vous trouverez un guide écrit détaillé présentant des instructions étape par étape, ainsi qu’une ..
Qu’est-ce qu’une modification de bon de commande?
Il est parfois nécessaire d’apporter des changements aux bons de commande soumis. Vous pouvez modifier les bons de commande en créant une révision de bon de commande dans . Une fois la demande de modification soumise, un processus d’approbation est lancé aux fins de validation.
Comment puis-je suivre le statut de ma modification de bon de commande?
Pour consulter les approbations financières en attente, ouvrez une session dans Minerva, puis accédez au menu Finance. Ensuite, sélectionnez Approve Document et Submit Query pour afficher une liste des demandes en suspens, ainsi que leur statut (approuvée ou rejetée). Pour consulter l’historique de validation d’une demande précise, cliquez sur History afin d’obtenir un aperçu détaillé du processus d’approbation du document. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section What Happens Once I’ve Completed my Change Order in MMP? de notre manuel sur les modifications de bons de commande.
3.Procédures et formulaires
Comment puis-je soumettre une demande d’achat?
Les demandes d’achat doivent ĂŞtre crĂ©Ă©es dans MMP et approuvĂ©es conformĂ©ment Ă la Politique d’approvisionnement de McGill. Vous trouverez ici les instructions Ă ce sujet. Avant de soumettre une demande d’achat, assurez-vous de suivre les Ă©tapes dĂ©crites dans le Tableau dĂ©cisionnel d’approvisionnement.Ěý
Où puis-je trouver les formulaires d’approvisionnement?
Vous trouverez les formulaires d’approvisionnement sur la page d’accueil du programme MMP. Pour faciliter l’accès, nous avons également répertorié tous les formulaires sur le site web des Services de l’approvisionnement.
Comment puis-je demander d’ajouter un fournisseur?
Remplissez le dans MMP et soumettez-le pour approbation.
4. Appels d’offres et contrats
Quand une procédure d’appel d’offres est-elle nécessaire?
Ă€ venir
Quelle est la durée du processus d’approvisionnement?
Ă€ venir
5. Paiement et facturation
Comment puis-je vérifier le statut d’une facture?
Le statut des factures numériques peut être vérifié dans MMP sous l’onglet correspondant. Les autres factures doivent être vérifiées dans Minerva. Communiquez avec les Comptes fournisseurs pour obtenir de l’aide.
Quelles sont les mĂ©thodes utilisĂ©es par 51łÔąĎÍřpour payer ses fournisseurs?
51łÔąĎÍřpropose diverses mĂ©thodes de paiement, y compris des paiements Ă©lectroniques. Vous trouverez des informations dĂ©taillĂ©es dans la rubrique Approvisionnement et modes de paiement de la (connexion requise).
6. Assistance et personnes-ressources
À qui dois-je m’adresser pour toute question relative aux marchés publics?
- Questions d’ordre général : connexion requise
- Soutien MMP : connexion requise
- Questions relatives aux factures et aux paiements :
Où puis-je obtenir de la formation sur les processus d’approvisionnement?
Des séances de formation et des guides sont disponibles sur la page de formation sur l’approvisionnement.