Workday Expenses: Progress update & what’s ahead / Progrès réalisés et prochaines étapes
Le français suit.
On behalf of Workday Expenses Project Team
Dear colleagues,
As announced in February 2025, 51łÔąĎÍřis redesigning the travel and expense reimbursement process to simplify and modernize the experience for all academic, administrative and student users. This initiative aligns with Horizon McGill, which aims to improve operational efficiencies and streamline services across the University.
Set to launch in early 2026, the Workday Expenses module will replace Minerva’s “Advances and Expense Reports” menu. This mobile-friendly tool is designed to optimize every step, from submission to approval to reimbursement. For more details, visit the Workday Expenses project webpage.
Guiding principles and current progress
As we move forward, we are focused on improvements that reflect our guiding principles:
- Simplified: Concise instructions that simplify expense processing.
- Efficient: Fewer emails, fewer corrections, and less time obtaining approvals.
- Accelerated: Improved processes for faster reimbursements.
- Compliant: Built-in policy checks and required documentation to ensure adherence.
Keeping these guiding principles in mind, we are currently collaborating with Faculty Finance members to identify and assess key areas of improvement.
Representing academic perspectives
To ensure the new solution reflects the needs of the academic units, we are pleased to welcome Professor Jim Nicell to the project team as Academic Lead. Professor Nicell brings valuable academic insight and will work alongside the project team to involve selected academic, research and student users at key points throughout the project. Their collective input will help shape a solution that supports the entire 51łÔąĎÍřcommunity.
What’s next
In the coming months, the team will involve more community members, faculty and staff, for user feedback to guide the design of the new solution before full implementation.
We will also designate community members in various impacted units to help guide, support, and manage the transition within their local teams, and assist users through this change.
More updates and training details will be shared in the months leading up to launch.
Need more information?
Visit the Workday Expenses project webpage or contact us by email at wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (Workday Expenses).
Thank you to all those who are providing their input and expertise as we work to simplify and modernize this essential process.
The Workday Expenses Project Team
Ěý
Ěý
Au nom de l’équipe du projet Workday Expenses
Chères et chers collègues,
Comme on l’a annoncĂ© en fĂ©vrier 2025, l’UniversitĂ© 51łÔąĎÍřest Ă repenser le processus de remboursement des dĂ©penses et des frais de dĂ©placement afin de simplifier et de moderniser l’expĂ©rience du corps enseignant, du personnel administratif et de la population Ă©tudiante. Cette initiative s’inscrit dans le cadre d’Horizon McGill, qui vise Ă amĂ©liorer l’efficacitĂ© opĂ©rationnelle en rationalisant les services Ă l’échelle de l’UniversitĂ©.
Le module Workday Expenses, qui devrait être lancé au début de 2026, remplacera le menu « Notes d’avances et de frais » dans Minerva. L’outil, adapté aux appareils mobiles, est conçu pour optimiser chaque étape, de la présentation des factures au remboursement, en passant par l’approbation. Pour en savoir plus, veuillez consulter la page Web du projet Workday Expenses.
Principes directeurs et progrès réalisés
Nous nous concentrons sur des améliorations qui reflètent nos principes directeurs :
- Simplification : Des instructions concises qui simplifient le traitement des demandes de remboursement.
- ·ˇ´Ú´Úľ±ł¦˛ął¦ľ±łŮĂ© : Moins de courriels et moins de corrections pour des approbations plus rapides.
- ´ˇł¦ł¦Ă©±ôĂ©°ů˛ąłŮľ±´Ç˛Ô : Des processus amĂ©liorĂ©s pour des remboursements plus rapides.
- Conformité : Vérification automatique de la documentation requise et du respect des politiques.
En gardant ces principes directeurs à l’esprit, nous collaborons avec les membres des équipes financières des facultés afin de faire ressortir les principaux points à améliorer.
Prise en compte des perspectives universitaires
Nous sommes heureux d’accueillir le professeur Jim Nicell au sein de l’équipe du projet. En tant que responsable académique, il s’assurera que la nouvelle solution reflète les besoins des unités d’enseignement. Le professeur Nicell, qui apporte un éclairage précieux, travaillera aux côtés de l’équipe afin de solliciter l’avis de membres du corps enseignant, d’équipes de recherche et de la population étudiante à des étapes clés du projet. Leurs commentaires permettront d’élaborer une solution qui répondra aux besoins de l’ensemble de la communauté mcgilloise.
Prochaine Ă©tape
Au cours des prochains mois, l’équipe fera appel à d’autres membres de la communauté, du corps professoral et du personnel afin de recueillir les commentaires des utilisateurs et d’orienter la conception de la nouvelle solution avant sa mise en œuvre complète.
Nous ferons également appel à des membres de la communauté dans les différentes unités touchées afin qu’ils facilitent la transition au sein de leurs équipes et qu’ils accompagnent les utilisateurs durant cette période de changement.
D’autres mises à jour ainsi que des renseignements sur la formation seront communiqués dans les mois précédant le lancement.
Vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements?
Consultez la page Web du projet Workday Expenses ou wdexpenses.finserv [at] mcgill.ca (Ă©crivez-nous un courriel).
Merci Ă ceux et celles qui, par leurs commentaires et leur expertise, nous aident Ă simplifier et Ă moderniser ce processus essentiel.
L’équipe du projet Workday Expenses